שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד
The 7 Habits of Highly Effective People

הרעיונות המרכזיים

מהי אפקטיביות וכיצד ניתן לשפר אותה?

אפקטיביות אמיתית טמונה באיזון שבין מיקוד בתוצר למיקוד ביכולות הייצור

סטיבן קובי, מחבר הספר "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד", פותח את הספר עם משל התרנגולת שהטילה ביצי זהב, מתוך אוסף המשלים של איזופוס:
על פי המשל, לאיכר עני אחד הייתה תרנגולת, שלפתע החלה להטיל ביצת זהב אחת מדי יום. מדי יום מכר האיכר את ביצת הזהב הבודדת שהטילה התרנגולת, וכך הלך האיכר והתעשר באיטיות אך ביציבות. כעבור תקופה החליט האיכר, שכבר איבד את סבלנותו ורצה להתעשר במהירות, להרוג את התרנגולת – במחשבה שבבטן שלה מסתתר מצבור של ביצי זהב. אך בבטן התרנגולת לא היה דבר, וכך החמדנות וחוסר הסבלנות הובילו את האיכר לאבד את הנכס המניב והיקר ביותר שהיה לו.

על פי קובי, ניתן להסתכל על ביצי הזהב במשל כ-"תוצר" של האיכר – בעוד התרנגולת היא למעשה "יכולת הייצור" שלו. רוב האנשים חושבים שאפקטיביות משמעותה להתמקד בתוצר, מתוך מחשבה שכמות התוצרים הסופית בהכרח מהווה אינדיקציה למידת האפקטיביות של הייצור.

אבל אפקטיביות אמיתית היא לדעת לאזן בין התמקדות בתוצר עצמו לבין שיפור יכולת הייצור שלו.
בין אם זה שחיקת עובדים, ניפוח עלויות או הריגת תרנגולת שמטילה ביצי זהב – התמקדות בכמות התוצרים בלבד סופה לפגוע באמצעי הייצור, וכתוצאה מכך גם בתוצרים עצמם. האיכר של איזופוס יכול להעיד על כך ממקור ראשון. מנגד, התמקדות מוגזמת בשיפור יכולות הייצור על חשבון כמות התוצרים מובילה לפרודוקטיביות נמוכה. סטארטאפים רבים נכשלו כיוון שהעדיפו להמשיך ולשפר את המוצר שלהם במקום להוציא אותו לשוק, רק כדי לגלות בסוף שחברות אחרות כבר הקדימו אותם.

שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד על פי סטיבן קובי

בגלל שהרגלים הם דפוסים קבועים (שאת חלקם אנחנו גם עושים באופן בלתי מודע), אפשר לטעון שהאופי שלנו הוא למעשה הצירוף של כלל ההרגלים שלנו. לכן בדומה לצ'רלס דוהיג בספר "כוחו של הרגל", אפשר לטעון גם שההרגלים שלנו הם שקובעים את מידת האפקטיביות (או חוסר האפקטיביות) שלנו.

"שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד" היא גישה שפיתח סטיבן קובי ומטרתה לאמץ תכונות אופי שיהוו בסיס להצלחה, באמצעות הטמעת הרגלים נכונים לשיפור האפקטיביות:

1. לקחת אחריות וליזום במקום להגיב ("Be Proactive")
2. להבין מראש מה באמת חשוב ("Begin with the End in Mind")
3. לתעדף ולתכנן בהתאם ("Put First Things First")
4. לדאוג תמיד שכולם ינצחו ("Think Win/Win")
5. לנסות להבין אחרים תחילה ("Seek First to Understand…Then to be Understood")
6. ליצור שלם שעולה על סך חלקיו ("Synergize")
7. להשקיע כל יום בהתפתחות אישית ("Sharpen the Saw")

ההרגלים בספר גם מסודרים על פי הסדר שבו מומלץ לאמץ אותם, ומחולקים ל-2 קטגוריות מרכזיות:

• הרגלים 1-3 מיועדים ל-"ניצחון פרטי" ("Private Victory") – מטרתם שיפור עצמי, יצירת תחושת מסוגלות ובניה של אופי אפקטיבי בכדי לעבור מתפיסה של תלות באחרים לתפיסה של עצמאות.
• הרגלים 4-6 מיועדים ל-"ניצחון ציבורי" ("Public Victory") – מטרתם יצירת תקשורת אפקטיבית עם אחרים, בניית מערכות יחסים ושיפור העבודה בצוות בכדי לעבור מתפיסה של עצמאות לתפיסה של שיתוף פעולה.

לא מדובר כאן בשיטת קסם או ביצירת מראית עין, אלא בשינוי פנימי אמיתי – כזה שגם דורש השקעה ולוקח זמן. כשמתמקדים תחילה בשיפור עצמי "מבפנים", במוקדם או במאוחר גם ההצלחה בהכרח מגיעה.

לקחת אחריות וליזום במקום להגיב

להיות פרואקטיבי ולהבין שההחלטות שלך הן היחידות שקובעות

אנשים רבים שבויים בקונספציה על פיה התנאים והנסיבות של חייהם הם שאחראים לאופי שלהם, להחלטות שלהם ולפעולות שלהם. בין אם זה בגלל התנהלות הסביבה, הגנטיקה המשפחתית או הדרך בה גידלו אותם – איכשהו האחריות להתנהגות שלהם ולדברים שקורים להם בחיים היא תמיד של אחרים.

ההרגל הראשון של קובי הוא להיות פרואקטיבי.
המשמעות היא שעלינו לא רק לקחת יוזמה בחיים, אלא גם לקחת אחריות ולהבין שההתנהגות שלנו והדברים שקורים לנו הם פועל יוצא של ההחלטות שלנו, ולא של הסביבה, התנאים או הנסיבות. זה ההבדל בין להגיד "אין מה לעשות, אני לא טובה במתמטיקה" – לבין ההבנה שזו ההחלטה שלי אם אני רוצה להשקיע את כל מה שיידרש ממני כדי להצליח לעבור את הבגרות במתמטיקה. 

להתמקד בדברים שיש מה לעשות לגביהם ולא באלה שאין

דברים רבים נוטים להטריד אותנו באופן יומיומי, קטנים וגדולים כאחד: בריאות, עבודה, ילדים, מזג האוויר או אפילו העובדה שנגמר החלב. קובי מציע לחלק את הדברים שמטרידים אותנו ל-2 מעגלים שונים:

• "מעגל הדאגה" ("Circle of Concern") – דברים שאין לנו שליטה עליהם ואין לנו מה לעשות לגביהם.
• "מעגל ההשפעה" ("Circle of Influence") – דברים שביכולתנו לשנות או להשפיע עליהם.

אנשים פרואקטיביים מתרכזים במעגל ההשפעה, וממקדים את הזמן והאנרגיה שלהם בדברים שיש להם מה לעשות לגביהם.

כשאנחנו מחליטים לקחת אחריות ויוזמה במקום להגיב, ניתן לחלק כל בעיה בחיים לאחד מ-3 סוגים, כשלכל סוג בעיה יש צעד ראשון ברור לפתרון:

• "בעיות ישירות" ("Direct Control Problems") – בעיות שאנחנו יכולים לפתור בעצמנו, למשל כשאין לנו מספיק כסף לקנות משהו שאנחנו רוצים. ההרגלים ל-"ניצחון פרטי", שעוסקים בשיפור עצמי ובניה של אופי אפקטיבי, יעזרו לנו בבעיות כאלה.
• "בעיות עקיפות" ("Indirect Control Problems") – בעיות שאחרים יכולים לעזור לנו לפתור, למשל כשלא קיבלנו העלאה. ההרגלים ל-"ניצחון ציבורי", שעוסקים בתקשורת אפקטיבית ובניה של מערכות יחסים, יעזרו לנו בבעיות כאלה.
• "בעיות ללא שליטה" ("No Control Problems") – בעיות שלא ניתן לעשות דבר בכדי לפתור אותן, למשל כשמחליטים לסגור את המסעדה האהובה עלינו. במקרה כזה עלינו לקבל את העובדה שאין לנו מה לעשות לגבי בעיות כאלה, ללמוד לחיות איתן ולשחרר מהן.

להבין מראש מה באמת חשוב

בספר "4 שעות עבודה בשבוע" טים פריס מספר שרק אחרי תקופה ארוכה שבה עבד על העסק שלו 15 שעות ביום, הוא הבין שכסף זה לא הדבר שהכי חשוב לו בחיים ושהוא בעצם אומלל. פעמים רבות מדי אנחנו משקיעים זמן ומאמצים, רק כדי לגלות בסוף שהתקדמנו בכיוון הלא נכון והזנחנו את הדברים שבאמת חשובים לנו.

ההרגל השני של קובי הוא "לצפות את הסוף מראש", כלומר להבין כבר מהתחלה מה באמת חשוב לכם ולפעול בהתאם. כשאתם יודעים מה אתם רוצים להשיג, לאן אתם רוצים להגיע, ומה המטרות האמיתיות שלכם בחיים – קל לכם יותר לקבל החלטות, וקל לכם יותר לוודא שמתקדמים בכיוון הנכון.

אפקטיביות משמעה לא רק לחפש את הנפט, אלא גם לוודא שבכלל קודחים בשדה הנכון. וכדי לעשות את זה אנחנו צריכים עקרונות, ערכים ומטרות שיוכלו לכוון אותנו.
קובי מציע לנסח "הצהרת משימה אישית" ("Personal Mission Statement") – סוג של "אני מאמין", שמטרתו לתאר את האדם שאנחנו רוצים להיות ואת הדברים שאנחנו רוצים לעשות ולהשיג בחיים. בשלב הראשון עלינו לנסות ולזהות את כלל התפקידים השונים שאנחנו ממלאים בחיים (אשת מכירות, בת זוג, אמא, וחברה למשל). לאחר מכן נוכל לחשוב מה המטרות שלנו לטווח הארוך, ואיזה ערכים חשובים לנו בכל אחד מהתפקידים.

כתיבה של הצהרת משימה אישית לוקחת זמן. בדיוק כמונו, הצהרת המשימה האישית צריכה להתפתח ולהשתנות כל הזמן – וכדאי לחזור ולרענן אותה באופן תקופתי. עצם החשיבה על הצהרת המשימה האישית ותהליך הכתיבה שלה כבר יגרמו לנו להבין טוב יותר את סדרי העדיפויות שלנו בחיים, ותמיד אפשר לקחת השראה מאחרים.

הצהרת משימה מתאימה גם לקבוצות, עסקים וארגונים. זו דרך מצויינת לרתום את כלל העובדים או חברי הקבוצה למטרה משותפת שהם גם ירגישו חלק ממנה. אבל כדי שזה יקרה, כולם חייבים להיות מעורבים בניסוח הצהרת המשימה כבר מהרגע הראשון – הצהרת משימה ארגונית היא לא משהו שמנהלים אמורים לעשות לבד.

לתעדף ולתכנן בהתאם

להקדיש זמן לדברים החשובים, גם כשהם לא דחופים

כדי להוציא לפועל את הצהרת המשימה האישית בצורה הטובה ביותר, צריך לנהל זמן ומשימות בצורה אפקטיבית. ההרגל השלישי של קובי עוסק בהגדרת קדימויות וסדרי עדיפויות ברמה יומיומית.

דווייט אייזנהאואר, נשיאה ה-34 של ארה"ב, נהג לסווג כל משימה או פעולה שהיה עליו לבצע על פי מידת הדחיפות והחשיבות שלה. שיטה זו נקראת גם "שיטת אייזנהאואר", או "מטריצת חשוב/דחוף":

בעוד שברור שאת המשימות הדחופות והחשובות יש לבצע מיד, וברור גם שאת הפעולות שאינן חשובות ואינן דחופות אין כל סיבה לבצע, רוב האנשים נוטים לטפל בדברים דחופים בהקדם המיידי גם כשאינם חשובים – על חשבון המשימות והפעולות החשובות שאינן דחופות.
במקום ליזום, לנהל ולהשקיע בטווח הארוך, הם מגיבים, מכבים שריפות ודואגים לטווח הקצר בלבד.

כדי לנהל זמן ומשימות בצורה אפקטיבית צריך להקדיש כמה שיותר זמן לדברים החשובים שאינם דחופים. אלו אומנם פעילויות שדורשות יותר יוזמה – אבל אלו הן גם הפעילויות שמונעות משברים עתידיים, מקדמות את המטרות האסטרטגיות ומביאות את התוצאות המשמעותיות ביותר. זה בדיוק ההבדל בין להחליף מודעה לא מוצלחת בפייסבוק שמפסידה כסף, לבין לכתוב תוכנית שיווק כוללת ל-6 החודשים הקרובים.

להאציל סמכויות וללמוד להגיד "לא"

את הזמן לפעולות ולמשימות החשובות שאינן דחופות ניתן להשיג אך ורק על חשבון משימות ופעולות אחרות. כדי לעשות את זה, קובי מציע בספר 2 שיטות מרכזיות: להאציל סמכויות, ולהגיד "לא".

בפועל אנחנו תמיד אומרים "לא" למשהו. כשאנחנו בוחרים לעשות משימה מסויימת, אנחנו בהכרח אומרים "לא" למשימות אחרות שיכולנו לעשות באותו הזמן. כדי לפנות זמן למשימות חשובות שאינן דחופות, עלינו להגיד "לא" לדברים שאינם חשובים, גם כשהם דחופים וגם כשזה לא נעים. זה נהיה קל יותר עם הזמן, וזה כמובן קל יותר אחרי שכתבנו את הצהרת המשימה שלנו ויש לנו סדר עדיפויות ברור.

במקביל, גם העברת אחריות על משימות מסויימות (לאנשים המתאימים כמובן) יכולה לפנות לנו כמות זמן משמעותית. האצלת משימות אפקטיבית היא אולי הדרך הטובה ביותר "למנף" זמן ולאפשר גדילה מהירה, הן מבחינה אישית והן מבחינת העסק או החברה.

אבל במקום להאציל משימות, עדיף להאציל סמכויות.
במקום להגדיר בדיוק מה יש לעשות ואיך צריך לעשות את זה, ולפקח מקרוב על כל שלב בתהליך, עדיף להתמקד בתוצאות הרצויות (ולא בשיטות עבודה כאלה או אחרות) ולאפשר למקבלי הסמכויות חופש פעולה ויצירתיות.
לפני שמאצילים סמכויות לאחרים, קובי ממליץ לערוך תיאום ציפיות סביב 5 נושאים עיקריים:

• "תוצאות רצויות" ("Desired Results") – התוצאות שרוצים להשיג ושיחשבו להצלחה.
• "קווים מנחים" ("Guidelines") – הנחיות כלליות, מגבלות וגבולות גזרה.
• "משאבים" ("Resources") – כסף, כוח עבודה, וכל משאב אחר שיוקצה לטובת השגת התוצאות הרצויות.
• "מדידה והערכה" ("Accountability") – המדדים והסטנדרטיים שעל פיהם יוערך הביצוע וישפטו התוצאות. 
• "השלכות" ("Consequences") – כלל ההשלכות על הארגון ועל כל אחד מהצדדים, הן במקרה של כישלון והן במקרה של הצלחה.

לתכנן את השבוע מראש

קובי מתאר בספר שיטה פשוטה בת 4 שלבים לתכנון שבועי יעיל, שמזכירה במעט את שיטת "לגרום לדברים לקרות" ומאפשרת לקדם משימות חשובות גם כשהן לא דחופות:

1. "זיהוי תפקידים" ("Identifying Roles") – בדומה להצהרת המשימה האישית, השלב הראשון הוא לזהות את כל התפקידים השונים בחיים שרוצים להשקיע בהם זמן ואנרגיה בשבוע הקרוב.
2. "בחירת מטרות" ("Selecting Goals") – עבור כל תפקיד מהשלב הקודם מגדירים 2-3 מטרות שרוצים להשיג במהלך השבוע. 
3. "שיבוץ משימות" ("Scheduling") – עבור כל מטרה מהשלב הקודם משבצים זמן מוגדר ביומן.
4. "התאמות יומיות" ("Daily Adapting") – אם יש צורך, מבצעים בכל בוקר שינויים בלו"ז על בסיס ההתקדמות ובהתאם לשינויים בתעדוף ולדברים לא מתוכננים שקרו.

לדאוג תמיד שכולם ינצחו

ההרגל הרביעי של אנשים אפקטיביים במיוחד הוא לחפש תמיד את הדרך שבה כל הצדדים ירגישו מנצחים. על פי קובי, בכל אינטרקציה עם אחרים ישנן 5 גישות אפשריות:

• "מנצח-מנצח" ("Win-Win") – לחפש את הדרך בה שני הצדדים יהיו מרוצים ויצאו בהרגשה טובה.
• "מנצח-מפסיד" ("Win-Lose") – לקבל בדיוק את מה שרוצים, בדרך כלל על ידי שימוש בסמכות או בכוח אחר, על חשבון הצד השני שמתפשר או נאלץ להסכים.
• "מפסיד-מנצח" ("Lose-Lose") – להתפשר או לוותר לצד השני, לרוב כדי להימנע מעימות.
• "מפסיד-מפסיד" ("Lose-Lose") – לוותר על מה שרוצים רק כדי שהצד השני לא יקבל את מה שהוא רוצה.
• "מנצח" ("Win") – לקבל בדיוק את מה שרוצים מבלי להתחשב בצד השני, לטוב או לרע.

הגישה הטובה ביותר תלויה כמובן בסיטואציה: אם למשל אתם רוצים למכור יותר, יתכן שתחרות ידידותית עם הקולגה שלכם (גישת "מנצח-מפסיד") תעבוד נפלא. מנגד, יהיה לכם קשה לשמור על זוגיות טובה לאורך זמן מבלי להתפשר ולוותר מדי פעם (גישת "מפסיד-מנצח").

ועדיין, ברוב המקרים גישת "מנצח-מנצח" היא הגישה האופטימלית והאפקטיבית ביותר. בכל גישה אחרת התוצאה המתקבלת עלולה להשפיע בטווח הארוך על מערכת היחסים בין הצדדים. כמה זמן לדעתכם יחזיק עובד במשרה, אם פעם אחרי פעם הבוסית שלו אינה מתחשבת בדעתו ומכריעה את הדיון באמצעות הסמכות שלה בלבד?

לנסות להבין אחרים תחילה

תקשורת היא אולי המיומנות החשובה ביותר בחיים. הקשבה היא חלק מרכזי בתקשורת. למרות זאת, באף בית ספר לא מלמדים להקשיב – בניגוד למיומנויות תקשורת אחרות כמו קריאה, כתיבה ודיבור למשל. למעשה רובנו לעולם לא לומדים להקשיב לאחרים, גם לא מחוץ לבית הספר.

הבעיה מתחילה בכך שאנחנו לא מקשיבים במטרה להבין, אלא במטרה להגיב. אנחנו מתכננים את הדבר הבא שאנחנו הולכים להגיד, ולפעמים אפילו קוטעים את הצד השני. אנחנו ממהרים לתת עצה או לנווט את השיחה למקום אחר, מבלי לעצור לרגע כדי לנסות להבין באמת את נקודת המבט של הצד השני. אנחנו שואלים שאלות, מסיקים מסקנות, מפרשים ושופטים על בסיס זווית הראייה הצרה שלנו בלבד – במקום להתמקד באיך שהצד השני רואה את הדברים.

ההרגל החמישי של קובי הוא לנסות להבין אחרים, והדרך הטובה ביותר לעשות את זה היא להשתמש בטכניקה שנקראת "הקשבה אמפתית" ("Empathic Listening"). בהקשבה אמפתית לא בהכרח צריך להסכים עם האחר, אלא להקשיב לו קודם כל מתוך כוונה אמיתית וכנה לנסות להבין.
להקשבה אמפתית 4 רמות:

1. "חזרה" ("Mimicking Content") – לחזור על מה שהצד השני אמר.
2. "ניסוח מחדש" ("Rephrasing Content") – לנסח מחדש, במילים אחרות, את מה שהצד השני אמר.
3. "שיקוף" ("Reflecting Feelings") – לשקף לצד השני את הרגשות והתחושות שהוא חווה.
4. "ניסוח מחדש ושיקוף" ("Rephrasing Content and Reflecting Feelings") – לנסח מחדש את מה שהצד השני אמר, ולשקף לו את הרגשות והתחושות שלו במקביל.

הקשבה אמפתית גורמת לצד השני להרגיש שמבינים אותו. היא עוזרת לו לעבד ולהבין טוב יותר את המחשבות והרגשות שלו, מחזקת את הביטחון שלו ומאפשרת לו להיפתח ולשתף יותר.

ליצור שלם שעולה על סך חלקיו

"סינרגיה" ("Synergy"), על פי ויקיפדיה, היא "פעולה משותפת של שני גורמים או יותר הנותנת תוצאה טובה יותר מצירוף פעולות כל הגורמים בנפרד". ההרגל השישי של קובי הוא לחפש כל הזדמנות לשיתוף פעולה אמיתי ומוצלח בין אנשים, כזה שיוכל ליצור שלם שעולה על סך חלקיו ולהביא לתוצאות מעל לכל דמיון.

ויקיפדיה עצמה היא דוגמה מצויינת לסינרגיה – שיתוף פעולה בין מיליוני אנשים שונים, שיצר את האנציקלופדיה שמגזין "טיים" ("Time") הכתיר כגדולה והטובה ביותר בעולם. אף אחד מאותם אנשים לא היה מסוגל לעשות משהו שאפילו מתקרב לזה לבדו.

קובי מסביר בספר שמנסיונו, סינרגיה אמיתית מגיעה רק כאשר קודמת לה רמה גבוהה של תקשורת כנה. לטענתו, ישנן 3 רמות שונות של תקשורת:

1. "תקשורת מתגוננת" ("Defensive") – מתאפיינת באמון נמוך, בגישת "מנצח-מפסיד" או "מפסיד-מפסיד", ופעמים רבות גם בשימוש בשפה משפטית.
2. "תקשורת מכבדת" ("Respectful") – מתאפיינת בכבוד הדדי, בהימנעות מעימותים, בישירות ובפשרות – אך גם בהבנה רציונלית בלבד ולא באמפתיה. בתקשורת מכבדת, 1+1 שווה 1.5.
3. "תקשורת סינרגטית" ("Synergistic") – מתאפיינת באמון גבוה, יצירתיות, כנות מלאה ואומץ לב. בתקשורת סינרגטית אין חשש להגיד דברים שעלולים להוביל לעימות או לאי נעימות, ו-1+1 יכול להיות שווה גם 4, 50 או 1,000.

להשקיע כל יום בהתפתחות אישית

כדי להבהיר את החשיבות של שיפור יכולות והתפתחות אישית, משתמש קובי במשל אודות חוטב עצים:
למרות שחוטב עצים אחד השקיע שעות בניסור, הוא לא הצליח לנתק אפילו עץ בודד ממקומו. כשהבוסית שאלה אותו אם עצר להשחיז את המסור, ענה חוטב העצים שהוא עסוק מדי ופשוט אין לו זמן לזה..

ההרגל השביעי והאחרון של קובי הוא "השחזת המסור", כלומר להשקיע באופן קבוע בהתפתחות אישית, במטרה להמשיך ולהשתפר כל הזמן ב-4 האספקטים המרכזיים של החיים:

• פיזי – לאכול נכון, לעשות פעילות גופנית על בסיס קבוע ולהקפיד על מנוחה מספקת. 
• מנטלי – ללמוד דברים חדשים, לקרוא ספרי עיון ופנאי ולכתוב יומן אישי.
• רוחני – להרהר ולקבל השראה, כל אחד בדרכו – בין אם זה במדיטציה, בתפילה או בהאזנה למוזיקה.
• חברתי-רגשי – לחזק קשרים עם אחרים ועם הסביבה.

בדומה לרובין שארמה בספר "מועדון החמש בבוקר", גם קובי ממליץ להקדיש שעה אחת בכל יום לטובת התפתחות אישית. לטענתו, בעולם שמשתנה בקצב מהיר מאוד זה הכרחי לשמירה על רלוונטיות וזה המפתח לפיתוח שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד.